Aufbau einer effektiven Medienmitteilung

In der heutigen digitalen Ära ist die Verbreitung von Informationen einfacher denn je. Eine gut gestaltete Medienmitteilung kann dazu beitragen, Ihre Botschaft an die richtige Zielgruppe zu senden und Aufmerksamkeit in den Medien zu erzeugen. Das Wichtigste gehört in den Titel und an den Anfang. Das Interesse von Journalisten und Lesern muss vom ersten Satz an gleichermassen geweckt werden.

(Basel) Bevor man mit dem Schreiben Ihrer Medienmitteilung beginnt, sollte man sich klar darüber sein, was man erreichen möchte. Definieren der Ziele, Zielgruppe und der Botschaft ist wichtig. Welcher Nachrichtenwert soll die Mitteilung haben und warum sie für Journalisten und Leser interessant sein könnte. Es geht nicht um einen Roman, wo die Spannung bis zum Schluss aufrecht bleiben soll. Bei einer Medienmitteilung ist das Gegenteil der Fall, das Wichtigste gehört in den Titel, in den Einleitungstext und an den Beginn der eigentlichen Mitteilung. Wiederholungen sind durchaus erlaubt, sollten aber Schritt für Schritt mehr Informationen enthalten.

Immer in der dritten Person

Eine Medienmitteilung sollte immer in der dritten Person verfasst werden. Kein ich, wir oder Sie und Ihr. Diese Formen sollten nur bei Zitaten verwendet werden, z.B. Direktor Meier erklärt: „Wir sind einer der führenden Maschinenhersteller weltweit.“

Die richtige Struktur wählen

Eine klare und gut strukturierte Medienmitteilung ist entscheidend. Sie sollte aus den folgenden Elementen bestehen:

1. Titel: Eine prägnante, informative Überschrift, die das Interesse weckt.
2. Einleitungstext: Ein kurzer, aussagekräftiger Einstieg, der die wichtigsten Informationen enthält. Mindestens fünf bis maximal 10 Zeilen.
3. Haupttext: Hier beginnt die Geschichte ausführlicher und beantwortet die Fragen.
4. Die 2 x WWW-Regel: Wer? Was? Wann? / Wo? Warum? und Wie?
5. Zitate: Wenn möglich Zitate der Geschäftsleitung, Vertriebsleitung, etc. einfügen und/oder von relevanten Personen, die Ihre Botschaft unterstützen.
6. Hintergrundinformationen: Zusätzliche Details und Fakten, die für Journalisten/Leser nützlich sein könnten.
7. Über uns: Zusammenfassung am Schluss des Textes über die Aktivitäten der Firma. Gründung der Firma, Kernkompetenzen, Produkte oder Dienstleistungen, Hauptsitz und Niederlassungen und Anzahl Mitarbeitende. 
8. Kontaktinformationen: Kontaktdaten für weitere Anfragen. Nach Versand der Mitteilung muss die Kontaktperson erreichbar sein

Klare und prägnante Sprache verwenden

In einer Medienmitteilung sind komplizierte Fachbegriffe oder eine übertrieben technische Sprache zu vermeiden. Klar, prägnant und verständlich schreiben, damit die Nachricht leicht verdaulich ist. Journalisten und Leser haben oft wenig Zeit und möchten schnell auf den Punkt kommen.

Die Mitteilung optimieren

Optimieren Sie Ihre Medienmitteilung für die Verbreitung. Berücksichtigen Sie diese Tipps:

• Suchmaschinenoptimierung (SEO): Verwenden von relevanten Schlüsselwörtern, um sicherzustellen, dass die Mitteilung in den Suchergebnissen erscheint.
• Multimedia-Inhalte: Hinzufügen von Fotos, Videos oder Grafiken, um die Attraktivität der Mitteilung zu erhöhen. Diese Dateien im Text einfügen, um den Platz zuzuweisen, aber als separate Datei in hoher Auflösung mitsenden. Fotos wenn immer möglich im jpg- oder png-Format.
• Verteilen der Mitteilung: Nutzen Sie Presseverteiler und soziale Medien, um Ihre Mitteilung einer breiteren Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Medienmitteilungen immer als Word-Datei. Vermeiden Sie PDF-Dateien. Das erleichtert die Verarbeitung ungemein. Es muss nichts verschlüsselt oder gesperrt werden, man will ja, dass die Mitteilung veröffentlicht wird. Falls Ihre Firewall das Versenden von Word-Dateien nicht erlaubt, dann bitte den Text komplett ins Mail einfügen.
• Folgen Sie dem Nachrichtenzyklus: Passen Sie den Zeitpunkt Ihrer Mitteilung an aktuelle Nachrichtenereignisse an, wenn möglich.
• Bleiben Sie erreichbar: Stellen Sie sicher, dass Sie für Journalisten und Medienvertreter erreichbar sind, um Fragen zu beantworten oder weitere Informationen bereitzustellen.
• Veröffentlichung auf der eigenen Webseite: Immer das Datum der Publizierung einfügen.

Insgesamt ist der Aufbau einer effektiven Medienmitteilung ein wichtiger Schritt in der PR-Strategie. Mit klaren Botschaften kommunizieren, journalisten- und leserfreundliche Materialien bereitstellen und die Nachrichtenwerte der Mitteilung betonen, erhöhen die Chancen auf Medienberichterstattung und eine erfolgreiche Verbreitung Ihrer Botschaft erheblich. Daran denken, dass die Kontinuität und Konsistenz der eigenen PR-Bemühungen ebenfalls von großer Bedeutung sind, um langfristige Erfolge zu erzielen.

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